Plan de formation IA des salariés : trois profils, six modules

Un plan de formation IA des salariés tenable repose sur trois profils : utilisateur occasionnel, utilisateur intensif, décideur. Il se décline en six modules : ce qu'est l'IA générative, les erreurs et leur vérification, les données interdites, le cadre légal, les usages métier, les règles internes. Chaque module est détaillé ci-dessous, avec sa durée et les traces à conserver.

Le plan complet demande deux à quatre heures par groupe, pas un budget de grand compte.

Ce qui fonde le plan de formation IA des salariés

L'article 4 du règlement (UE) 2024/1689, dit AI Act, impose une obligation de moyens : prendre des mesures soutenant la littératie IA des personnes qui utilisent l'IA pour votre compte. Le détail de l'obligation et de la preuve attendue est développé dans l'article 4 de l'AI Act et la littératie IA.

Il est applicable depuis le 2 février 2025 et entre dans le champ de la supervision des autorités nationales à partir du 2 août 2026. Vous n'avez donc ni examen à faire passer ni niveau individuel à mesurer. Vous devez construire un dispositif proportionné à vos usages réels, l'exécuter et le tracer.

À noter : les déployeurs de systèmes à haut risque conservent en plus une exigence de compétence des personnes chargées du contrôle humain, au titre de l'article 26.

Trois profils, trois besoins

Former tout le monde à la même chose est le meilleur moyen d'ennuyer les uns et de laisser les autres sans réponse. Trois profils suffisent dans une PME, et chacun se rattache à un usage observé, pas à un niveau hiérarchique.

L'utilisateur occasionnel touche l'IA quelques fois par mois : reformuler un courrier, résumer un document, traduire une page. Son risque principal est de saisir sans y penser une donnée qu'il ne devrait pas, et de reprendre un résultat sans le vérifier. Il a besoin de réflexes, pas de culture technique.

L'utilisateur intensif s'en sert tous les jours, souvent sur des livrables qui sortent de l'entreprise : propositions commerciales, contenus publiés, analyses de documents. Il a déjà des habitudes, parfois bonnes, parfois hors cadre. Il a besoin de méthode de vérification, de connaître précisément la frontière des données autorisées et de savoir déclarer un nouvel usage.

Le décideur ou responsable choisit les outils, arbitre les demandes et répond aux questions extérieures. Son besoin est différent. Comprendre où se situe l'entreprise dans le cadre réglementaire, repérer les usages relevant d'un domaine sensible, savoir tenir un registre et une charte.

Une personne peut changer de profil en six mois. Rattachez le profil à la ligne du registre des usages, pas à la fiche de poste.

Les six modules, et ce que chacun doit contenir

Module 1 — Ce qu'est l'IA générative, et ce qu'elle n'est pas

Expliquer qu'un modèle de langage produit la suite la plus probable d'un texte à partir de ce qu'il a appris, et non une vérité vérifiée dans une base. Montrer en direct la même question posée deux fois avec deux réponses différentes. Distinguer les outils utilisés dans l'entreprise : assistant généraliste, fonction d'IA intégrée à un logiciel métier, générateur d'images. Le but n'est pas la culture technique, c'est de détruire l'idée que l'outil « sait ».

Module 2 — Erreurs et méthode de vérification

Nommer le phénomène : le modèle produit avec assurance des références, des chiffres et des citations qui n'existent pas. Faire l'exercice sur un cas maison, par exemple une question réglementaire du secteur, et faire constater l'erreur. Puis donner une règle de vérification en trois points opposables : tout chiffre, tout nom propre et toute référence juridique se vérifient à la source avant transmission. Ce module est celui qui produit le plus d'effet visible sur la qualité des livrables.

Module 3 — Les données à ne jamais saisir

Reprendre mot pour mot les catégories interdites définies dans votre charte, avec des exemples issus de votre activité : ce contrat-là, ce fichier client-là, cette grille tarifaire-là. Expliquer la différence de traitement des données saisies entre un compte grand public et un compte professionnel fourni par l'entreprise. Terminer par la conduite à tenir quand la donnée est déjà partie, sans dramatiser : le signaler immédiatement au responsable désigné, sans conséquence disciplinaire lorsque le signalement est spontané.

Module 4 — Le cadre légal, en version utile

Quatre idées, pas plus. L'entreprise est déployeuse et non fournisseuse, ce qui allège considérablement ses obligations. Certaines pratiques sont interdites, notamment la reconnaissance des émotions des salariés au travail, et le sont depuis le 2 février 2025. Une information est due quand un système d'IA interagit avec une personne ou quand un contenu généré est diffusé, au titre de l'article 50 applicable le 2 août 2026. Enfin, les obligations lourdes des systèmes à haut risque de l'annexe III sont reportées au 2 décembre 2027.

Ce module est indispensable pour les décideurs, réduit à dix minutes pour les autres. La vue d'ensemble est disponible dans ce qui s'applique vraiment à une PME en 2026.

Module 5 — Les usages métier

Ce module se construit par service, à partir de ce que vos équipes font déjà. Commerce : rédaction de propositions, préparation de rendez-vous, reformulation d'offres. Administratif et comptable : tri de pièces, résumé de documents, rédaction de courriers. Ressources humaines : point de vigilance particulier, car le tri de candidatures et l'évaluation des salariés relèvent des domaines listés à l'annexe III. Production et technique : traduction de documentation, recherche dans des notices.

Chaque cas se présente avec le bon usage, la limite, et l'alternative quand l'usage est refusé.

Module 6 — Les règles internes de l'entreprise

Le passage en revue de votre charte, clause par clause, et de la liste des outils autorisés. Qui est le responsable désigné, comment on lui déclare un nouvel usage, en combien de temps la réponse arrive. Ce module se termine par la remise de la charte et la signature de l'accusé de réception. C'est le moment où vous produisez à la fois la formation et la preuve de diffusion. Si votre charte n'est pas encore écrite, elle se rédige avant ce module, pas après.

Des durées réalistes par profil

Les ordres de grandeur suivants fonctionnent dans une PME et ne dépendent d'aucune obligation de durée, puisqu'il n'en existe pas.

L'utilisateur occasionnel suit les modules 1, 2, 3 et 6, plus dix minutes du module 4 : comptez deux heures, en une seule session collective. L'utilisateur intensif suit les six modules avec un module 5 approfondi sur son service : comptez quatre heures, en deux sessions de deux heures. Le décideur suit les modules 1 à 4 et 6, avec un temps dédié à la tenue du registre et de la charte : comptez trois heures.

Ajoutez un rendez-vous de rafraîchissement d'une heure par an et une session d'accueil pour les arrivants. Une PME de 30 salariés couvre l'ensemble en trois sessions collectives et un entretien.

Ce qu'il faut tracer pour que le plan compte comme preuve

Un dispositif non tracé n'existe pas. Sept éléments suffisent, et ils tiennent dans un dossier.

• Le plan écrit lui-même, daté, signé par la direction, indiquant les profils, les modules et le calendrier prévu
• L'intitulé et le contenu de chaque module, avec la version du support utilisé
• La date, la durée et le format de chaque session tenue
• La liste des participants présents, émargée ou validée par une inscription individuelle
• Le support remis aux participants, conservé dans la version diffusée
• Le résultat de l'exercice ou du questionnaire de fin de module, quand vous en organisez un
• L'attestation de suivi individuelle, avec la date et les modules concernés

Cette liste est aussi ce qui distingue une action de formation d'une réunion d'information. Une réunion orale, même sérieuse, sans date consignée, sans liste de présence et sans support conservé, ne laisse rien à montrer six mois plus tard.

Un dernier point utile : conservez le lien entre le plan et vos usages réels. Si votre registre montre que le service commercial utilise l'IA tous les jours et que personne du commerce n'apparaît dans les listes de présence, l'incohérence saute aux yeux. Le point 8 de la checklist AI Act pour PME porte précisément sur cette vérification.

L'attestation de suivi : ce qu'elle vaut, ce qu'elle ne prétend pas être

À l'issue de chaque module, remettez à la personne une attestation de suivi. Elle porte son nom, l'intitulé des modules suivis, la date, la durée, le nom de l'intervenant et la signature de l'entreprise.

Ce qu'elle vaut est précis et suffisant : elle prouve que la personne a bien reçu la formation, à telle date, sur tel contenu. Associée à la liste de présence et au support, elle constitue l'essentiel de la preuve attendue au titre de l'obligation de moyens.

Ce qu'elle ne prétend pas être doit être dit aussi clairement, dans le document lui-même. Ce n'est pas un diplôme, ce n'est pas un titre reconnu, ce n'est pas un label délivré par une autorité publique. Elle ne dit rien non plus du reste de vos obligations au titre du règlement. Une attestation qui promettrait davantage vous exposerait plus qu'elle ne vous protégerait : la preuve attendue est celle d'un dispositif documenté, pas un titre individuel.

Questions fréquentes

Que faire d'un salarié qui change de profil en cours d'année ?

Le profil se lit sur la ligne du registre des usages, pas sur la fiche de poste. Dès qu'un usage occasionnel devient quotidien, la personne suit les modules manquants à la session collective suivante. Complétez son attestation de suivi avec la date et les modules ajoutés, sans réémettre la précédente.

Les prestataires et intérimaires doivent-ils être formés ?

L'obligation vise les personnes qui utilisent des systèmes d'IA pour le compte de l'entreprise, ce qui inclut les prestataires, intérimaires et stagiaires concernés. En pratique, remettez-leur la charte avec accusé de réception. Faites-leur suivre les modules 3 et 6, qui portent sur les données interdites et vos règles internes.

Faut-il évaluer les salariés à la fin ?

Ce n'est pas exigé, puisque l'obligation porte sur les moyens engagés et non sur le niveau atteint par chacun. Un questionnaire court de cinq questions garde pourtant son intérêt : il ancre les réflexes et il ajoute une pièce datée à votre dossier. Évitez en revanche de transformer ce questionnaire en note individuelle versée au dossier du salarié.

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